Guter Auftritt am Telefon

Die Mailbox sollte mit Tagesgruß, Vor- und Zunamen besprochen werden. Schließlich möchte der Anrufer ja wissen, ob er richtig gelandet ist. Anrufe sollten zeitnah, am besten am selben Tag zurückgerufen werden. Gehen Sie direkt selbst ans Telefon, dann ist es wichtig sachlich und ruhig zu bleiben. Auch ein Lächeln hört Ihr Gesprächspartner durch das Telefon. Setzen Sie es also oft ein. Zeigen Sie Interesse an Ihrem Gegenüber, in dem Sie Fragen stellen und aktiv zuhören. Ist der Anrufer ungehalten, bleiben Sie im Telefonat freundlich, verbindlich und lösungsorientiert. Fassen Sie Gesagtes am Ende des Gesprächs nochmal zusammen. Sogenannte Killerphrasen sind zu vermeiden, zum Beispiel: „Wie war nochmal Ihr Name?“ Fragen Sie stattdessen: „Wie ist Ihr Name?“ Oder: „Bitte nennen Sie mir noch einmal Ihren Namen. Ich habe ihn nicht richtig verstanden.“ Wenn Sie an einer Telefonkonferenz mit Ihrem Handy teilnehmen und Sie nur zuhören, sollte das Telefon auf "stumm" geschaltet sein. Jedes Nebengeräusch, wie zum Beispiel Autofahren, Papierrascheln, Einkaufen oder Kaffeetrinken sind zu hören und kann für alle Teilnehmer sehr störend sein. Wir brauchen nicht ständig erreichbar sein. Denn ständig erreichbar sein, heißt auch sich selbst unter Druck zu setzen. Sie dürfen sich dennoch die Freiheit nehmen, nicht ständig erreichbar zu sein. Schalten Sie Ihr Handy einfach aus -- auch am hellichten Tag -- und auch im Meeting. Apropos Meeting: Nur wenn’s dringend ist, also der Anruf aus Hollywood kommt, dann sagen Sie dem Moderator/ Trainer vorher Bescheid, dass Sie einen dringenden Anruf erwarten und gehen, wenn’s aufleuchtet, unauffällig nach draußen. Ja, der Anrufton darf abgeschaltet sein.