Im Privatleben bleibt es jedem selbst überlassen, wie er mit den Mails verfahren möchte. Da können die E-Mails zwischen Posteingang und Papierkorb hin und her verschoben werden. Im Berufsleben sieht die Sache jedoch anders aus. Der Arbeitgeber entscheidet, was gelöscht wird und was nicht. Wenn Mails einfach vom Arbeitnehmer in den Papierkorb verschoben werden, kann das im schlimmsten Fall durchaus rechtliche Konsequenzen haben, denn diese Daten sind Eigentum des Arbeitgebers. 

Es lässt sich eine automatische Antwort in jedem E-Mail-Account einrichten, die darauf hinweist, dass sich der Mitarbeiter im Urlaub befindet. Als Arbeitnehmer haben Sie einen Anspruch darauf, dass die Firma für eine Vertretung sorgt. Natürlich können Sie die Mails an einen Kollegen weiterleiten, der die eingehenden Fragen beantworten kann. Dafür gibt es ja die Urlaubsvertretung. Gibt es nicht diese Möglichkeit, dann bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als diese systematisch durchzugehen. Das Abarbeiten der E-Mails ist Teil der bezahlten Arbeitszeit. Viele Menschen pflegen Kundenkontakte per Mail, in diesem Fall ist der elektronische Postweg gleichwertig wie ein Brief aus Papier zu sehen. 

Mein Tipp:
Gewinnen Sie Zeit - einen zusätzlichen Tag - den Sie zur Bearbeitung der digitalen Postberge nutzen: Ist Ihr erster Arbeitstag nach dem Urlaub ein Montag, dann geben Sie in der Abwesenheitsnotiz an, dass Sie ab Dienstag wieder erreichbar sind.

Fangen Sie mit der Abarbeitung immer bei den aktuellsten Mails an. Gehen Sie die Mails mit Ruhe an. Das, was sich innerhalb drei Minuten beantworten lässt, erledigen Sie am besten sofort. Andere Nachrichten sortieren Sie nach Absender. Dann haben Sie die Mails zu einem Thema beisammen und können sie von dem aktuellsten Postweingang aus bearbeiten.

Wenn Sie drei Wochen im Urlaub sind, hat sich oftmals ein Drittel der Nachrichten bereits erledigt. Wenn eine E-Mail älteren Datums wirklich wichtig war, so wird sich der Absender höchstwahrscheinlich mehr als einmal bei Ihnen gemeldet haben. Zu guter Letzt widmen Sie sich den Werbebotschaften und Newslettern.

Wussten Sie, dass einige große Konzerne auf die E-Mail-Fluten bereits reagieren? Da dürfen beispielsweise die Mitarbeiter, die im Urlaub sind, ihre Mails löschen lassen. Somit haben die Mitarbeiter mehr Zeit, einmal für ihre Erholung und den Kopf frei für kreative Ideen und Prozesse. 

Wir wirken immer.