Viele Menschen empfinden diese Form als hart oder gar rücksichtslos, dennoch sollte man dies nicht persönlich nehmen. Besonders dann, wenn man weiß, dass derjenige ohnehin immer sehr knapp und rational antwortet. Natürlich sollte man in der elektronischen Korrespondenz höflich bleiben und auch die Form wahren, wie man es in der Papierform ja auch kennt. Somit liest man oft zu Beginn "Lieber Herr Müller" und am Schluss "Vielen Dank und beste Grüße". In vielen Firmen ist der E-Mail-Verkehr dennoch sehr uneinheitlich, viele Menschen fühlen sich auch verunsichert.

Auf jeden Fall ist es höflich, einen Menschen mit einem netten Gruß anzusprechen.

Im Alltag würde kaum jemand auf die Idee kommen, einen anderen Menschen grußlos anzusprechen, um ihm sofort sein Anliegen mitzuteilen. Die Grußformel ist das Minimum an Umgangsformen in der schriftlichen Kommunikation, um eine Unterhaltung im weitesten Sinne zu eröffnen.

Beginnt man dann in jeder Mail mit der Grußformel? Natürlich kann man nicht ableiten, jede Nachricht in dieser Form zu beginnen. Besonders wenn mehrere E-Mails innerhalb kürzester Zeit hintereinander ausgetauscht werden. Dann ist es überflüssig, jeder Nachricht ein "Lieber Herr Müller" oder "Sehr geehrte Frau Meier" voranzustellen. Da zwei Menschen in schriftlicher Form miteinander "sprechen", ist es sicherlich albern, wenn man sich vorstellt, wie sich das bei einer mündlichen Kommunikation anhören würde. Allerdings stellt sich hier die Frage, ob es dann nicht sinnvoller ist, miteinander zu telefonieren als im Minutentakt Mails hin- und her zu senden.

Liegt andererseits ein längerer Zeitraum zwischen den einzelnen Mails, ist es höflicher und charmanter, wieder zum Gruß zu greifen. Das gilt auch für die Schlussformel.

Kunden und auch Geschäftspartner sollte man beim ersten Mal besser mit einem förmlicheren "Sehr geehrter Herr Müller" begegnen und auf das zu nahe "Hallo Frau Meier" verzichten. Hat allerdings die ranghöhere Person, also beispielsweise der Kunde, die Kommunikation in dieser "nahen" Form begonnen, dann kann auch auf entsprechende Art geantwortet werden.

Die Schlussformel kann beim ersten Kontakt beispielsweise so klingen: "Mit freundlichen Grüßen" oder "Beste Grüße". Das ist respektvoll. Bei näherem Kennenlernen passt durchaus auch ein "Herzliche Grüße ins sonnige Bayern"

oder "Viele Grüße nach Großstadthausen" sein. In der geschäftlichen Kommunikation sollte jedoch auf "Liebe Grüße" oder auf Abkürzungen, wie "LG" grundsätzlich verzichtet werden. Diese Schlussformeln sollten Freunden oder guten Bekannten vorbehalten bleiben.